Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli w wyżej wymienionym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Widzimy zatem, iż ustawodawca jako zasadę traktuje, iż kwestie związane z określeniem tych zagadnień powinny być ujęte zapisami układów zbiorowych pracy, dopiero w drodze wyjątku dopuszcza możliwość wprowadzenia zapisów regulaminowych.
Przypomnieć należy, iż układ zbiorowy pracy może również wejść w życie w sytuacji, kiedy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników - również wtedy pracodawca ma obowiązek prowadzenia negocjacji. Odmiennie sytuacja wygląda w przypadku regulaminu: jeśli pracodawca nie zatrudnia więcej niż 20 pracowników, to nie ma obowiązku negocjowania regulaminu pracy ani jego wprowadzania.
Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników, związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Regulamin pracy powinien także zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
W uzgodnieniu z organizacją związkową
Zgodnie z art. 104(2) § 1 Kp regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.
W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.
Zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych, jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu pracy - w przypadku gdy w zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkowa - organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Oznacza to, że jeżeli pracodawca zwróci się do zakładowych organizacji związkowych z propozycją uzgodnienia regulaminu pracy, to powinny one w terminie 30 dni przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko, pod rygorem, że w razie jego braku pracodawca uzyska możliwość samodzielnego wydania regulaminu pracy.
W razie nieprzedstawienia w terminie 30 dni wspólnego uzgodnionego stanowiska przez organizacje związkowe w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia go z tymi organizacjami. Przepis art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych nie wskazuje początkowej daty 30-dniowego terminu, należy wszakże przyjąć, iż rozpoczyna się on dopiero po przedstawieniu przez pracodawcę wszystkim zakładowym organizacjom związkowym propozycji w zakresie ustalenia regulaminu pracy jego treści i ewentualnie terminu, do upływu którego mają trwać negocjacje.
Tylko w uzgodnieniu
Ustalenie regulaminu pracy ma nastąpić w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Wobec tego uchybienie temu wymaganiu nie może nie pociągać za sobą konsekwencji prawnych.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r. (I PKN 320/00) regulamin wprowadzony bez zachowania wymaganego trybu nie może być uznany za akt prawnie wiążący, a tym samym jego postanowienia nie mogą być stosowane przez sąd. Ustawodawca nie tylko przewiduje udział zakładowej organizacji związkowej w tworzeniu regulaminu, ale wymaga ponadto uzgodnienia z nią jego treści, ustawodawca przyznaje więc organizacji kompetencje o charakterze stanowczym.
Podkreślić należy, iż możliwość ustalenia regulaminu pracy samodzielnie przez pracodawcę, tj. bez uzgodnienia jego treści z zakładową organizacją związkową istnieje tylko wtedy - poza przypadkiem, gdy u danego pracodawcy takiej organizacji jest brak - gdy strony ustalą termin, w jakim uzgodniona ma być przez nie treść regulaminu pracy. Termin ten nie może być ustalony jednostronnie przez pracodawcę, musi on uzgodnić go z zakładową organizacją związkową. Innymi słowy, pracodawca nie może samodzielnie ustalić regulaminu pracy, jeżeli nie uzgodni go z zakładową organizacją związkową, jak również nie może tego uczynić wtedy, gdy nie uda się mu z nią ustalić terminu, do którego mają z nią być prowadzone uzgodnienia jego treści.
