Zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 Ustawy o związkach zawodowych w zakładach pracy mogą być tworzone pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe, których członkami mogą być pracownicy, emeryci i renciści bez względu na przynależność związkową.
Nadzór społeczny nad tymi kasami sprawują związki zawodowe. Rozporządzenie Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100 poz. 502 z późn. zm.) w sposób szczegółowy reguluje zagadnienia związane z funkcjonowaniem ww. instytucji.
W zakładzie pracy, w którym co najmniej 10 pracowników zadeklaruje gotowość przynależności do pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, mogą być utworzone PKZP lub SKOK. W jednym zakładzie pracy może działać tylko jedna PKZP i jedna SKOK. Jeżeli przynależność do PKZP lub SKOK deklaruje mniej niż 10 pracowników, może być utworzona międzyzakładowa PKZP lub SKOK. O utworzeniu PKZP lub SKOK decydują założyciele, którzy uchwalają statut i dokonują wyboru organów przewidzianych w statucie.
Zakład pracy świadczy pomoc PKZP (SKOK) w szczególności w zakresie:
1) zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,
2) transportu pieniędzy z banku,
3) prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,
4) dostarczania druków i formularzy,
5) dokonania potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,
6) przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,
7) odprowadzania wpłat na rachunek bankowy PKZP (SKOK),
8) informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń.
Szczegółowe warunki świadczenia pomocy określa umowa zawarta między zakładem pracy a PKZP (SKOK). Nadzór społeczny nad PKZP sprawują związki zawodowe. Organy PKZP nie podlegają zwierzchności zakładu pracy, w którym kasa została utworzona.
Walne zebranie członków
Walne zebranie członków to najwyższy organem PKZP (SKOK). W jego skład wchodzą wszyscy członkowie kasy lub delegowani przez nich przedstawiciele.
Walne zebranie podejmuje decyzje w najważniejszych dla kasy sprawach, w szczególności dotyczących:
1) uchwalanie statutu i wprowadzanie w nim zmian,
2) wybór i odwoływanie członków zarządu oraz członków komisji rewizyjnej,
3) ustalanie wysokości wpisowego i miesięcznych wkładów członkowskich oraz zasad udzielania zapomóg,
4) zatwierdzanie sprawozdań i bilansów rocznych,
5) przyjmowanie sprawozdań zarządu z bieżącej działalności oraz sprawozdań i wniosków komisji rewizyjnej,
6) w razie powstania szkód i strat, rozpatrywanie ich przyczyn oraz podejmowanie decyzji w sprawach ich pokrycia,
7) podejmowanie uchwał w sprawach dotyczących likwidacji PKZP.
Walne zebranie członków obraduje raz w roku (walne zebranie zwyczajne), bądź obraduje według potrzeb (walne zebranie nadzwyczajne).
Zarząd kasy
Zarząd PKZP (SKOK) jest organizatorem działalności kasy i jej reprezentantem na zewnątrz. Do jego głównych kompetencji zalicza się:
1) przyjmowanie członków PKZP i skreślanie ich z listy,
2) prowadzenie ewidencji członków PKZP,
3) prowadzenie polityki w zakresie udzielania świadczeń,
4) przyznawanie pożyczek i ustalanie okresów ich spłaty,
5) podejmowanie decyzji w sprawie odroczenia spłaty pożyczek,
6) przyznawanie zapomóg,
7) sprawowanie kontroli nad terminowym i właściwym dokonywaniem wpłat i wypłat oraz księgowanie tych operacji,
8) podpisywanie dyspozycji pieniężnych i innych dokumentów,
9) zwoływanie walnych zebrań członków,
10) składanie walnemu zebraniu członków sprawozdań z działalności bieżącej oraz przedstawianie bilansów rocznych do zatwierdzania,
11) rozpatrywanie okresowych sprawozdań finansowych,
12) reprezentowanie interesów PKZP wobec kierownika zakładu pracy,
13) ustosunkowywanie się do wniosków i ustaleń komisji rewizyjnej,
14) współdziałanie ze związkami zawodowymi oraz przedstawianie im raz w roku sprawozdania z działalności PKZP,
15) współdziałanie z pracownikami wyznaczonymi przez zakład pracy do prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej PKZP,
16) prowadzenie innych spraw PKZP.
Zarząd powinien składać się co najmniej z trzech członków, a na swym pierwszym posiedzeniu wybiera ze swego grona:
1) przewodniczącego, który organizuje kolegialną pracę całego zarządu, czuwa nad przestrzeganiem obowiązujących przepisów i postanowień statutu PKZP, realizuje plan pracy zarządu,
2) sekretarza, który odpowiada za ewidencję członków i dokumentację PKZP, sporządza protokoły z zebrań, zajmuje się przygotowaniem projektów uchwał,
3) skarbnika, który zobowiązany jest czuwać nad prawidłowym sporządzaniem dokumentacji finansowej PKZP, zwłaszcza wniosków o przyznanie pożyczki, zwrot wkładów członkowskich.
Skarbnik współpracuje z kasjerem i księgowym PKZP, przekazuje do działu rachunkowości zakładu pracy miesięczne listy potrąceń należności na rzecz PKZP (wpisowego, wkładów miesięcznych, rat pożyczek).
Komisja Rewizyjna
Komisja rewizyjna jest organem kontrolujący działalność finansową zarządu. Składa się co najmniej z trzech członków, a do jej kompetencji należy w szczególności:
1) ochrona mienia PKZP,
2) kontrola przestrzegania przez zarząd postanowień statutu,
3) czuwanie nad prawidłowym udokumentowaniem wszystkich wpłat i wypłat,
4) czuwanie nad terminowym prowadzeniem obsługi kasowej i księgowości PKZP przez zakład pracy.
Komisja rewizyjna na pierwszym posiedzeniu wybiera ze swojego grona przewodniczącego i sekretarza.
W razie stwierdzenia, że zarząd PKZP w swojej działalności finansowej nie przestrzega przepisów prawa lub gdy działalność zarządu jest sprzeczna z interesem społecznym, komisja rewizyjna żąda zwołania, w trybie natychmiastowym, nadzwyczajnego walnego zebrania członków i występuje na nim z wnioskiem o odwołanie zarządu kasy
Uchwały organów PKZP zapadają zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej połowy liczby członków (delegatów). Kadencja zarządu i komisji rewizyjnej trwa nie dłużej niż 4 lata. Członkowie organów PKZP wykonują swoje czynności społecznie.
Finanse kasy
Na środki finansowe PKZP składają się następujące fundusze:
1) fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy,
2) fundusz rezerwowy,
3) fundusz zapomogowy i inne fundusze, przewidziane w statucie.
Zasadniczym źródłem zasilania PKZP środkami pieniężnymi są wkłady członkowskie. Wkłady członkowskie są księgowane na imiennym indywidualnym rachunku wnoszącego je członka. Wkłady członków PKZP będących pracownikami mogą być za ich zgodą potrącane z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego (emeryci i renciści wpłacają swoje wkłady w kasie PKZP lub przekazują na rachunek bankowy PKZP). Stanowią one ich własność i podlegają zwrotowi w przypadku rezygnacji z przynależności do PKZP. Wkłady członkowskie są przechowywane na funduszu oszczędnościowo-pożyczkowym przeznaczonym na udzielanie pożyczek.
Fundusz rezerwowy powstaje z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do PKZP, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn i jest przeznaczony na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy.
Fundusz zapomogowy powstaje z odpisów funduszu rezerwowego oraz z dobrowolnych wpłat członków i innych wpływów określonych w statucie i jest przeznaczony na udzielanie zapomóg członkom PKZP w razie szczególnych wypadków losowych.
Szczegółowe warunki udzielania pożyczek powinny być dokładnie określone w statucie. Umowa o udzielenie pożyczki regulowana jest przepisami Kodeksu cywilnego. Jednym z rodzajów poręczenia spłaty pożyczki mogą być wkłady własne zgromadzone w kasie przez pożyczkobiorcę, drugim rodzajem - przedstawienie poręczeń osób trzecich, trzecim - przyjmowanie zastawów.
Rachunkowość kasy powinna być prowadzona zgodnie z przepisami prowadzenia rachunkowości. Jest to rachunkowość uproszczona, a rokiem obrachunkowym jest rok kalendarzowy.
Likwidacja kasy
Walne zebranie podejmuje uchwałę o likwidacji PKZP w razie:
1) ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy,
2) zmniejszenia się liczby członków poniżej 10.
Uchwała walnego zebrania o likwidacji PKZP określa skład komisji likwidacyjnej w liczbie co najmniej 3 osób oraz przeznaczenie środków pozostających na funduszu rezerwowym po całkowitym rozliczeniu należności, zobowiązań i wkładów członkowskich. Z dniem podjęcia uchwały o likwidacji PKZP zaprzestaje się przyjmowania nowych członków oraz przyjmowania wkładów członkowskich, wypłat pożyczek i zapomóg. Likwidacja PKZP ma na celu zakończenie spraw bieżących, spłatę zobowiązań oraz ściągnięcie wierzytelności.
